É um problema sério. Mensagens electrónicas que chegam de assessores, empresas de comunicação, fontes, e que levam o jornalista ao desespero. São enormes. Difíceis de ler. Trazem imensas fotografias pesadíssimas que tornam tudo lento. Nalgumas é impraticável reproduzir a declaração pedida. A caixa de entrada entope de repente, impedindo a recepção do mail urgente. Perdem-se horas com este caos. E porquê, se custa o mesmo escrevê-las mal ou bem? Por desinformação.
Partindo desta reflexão, com qual, às vezes sem darmos por isso, no defrontamos todos os dias, vou partilhar convosco 12 pontos pertinentes e sugestões que podem ajudar os colegas a relacionarem-se com maior eficácia com os jornalistas, bloggers e outros. O Guia do bom e-mail é da autoria do Blogger e comunicador Paulo Querido.
Bom trabalho a todos e parabéns à Vera pela iniciativa de criação deste importante Blog.
Fernanda Mendes
1. Não abuse do tamanho!
Um dos maiores problemas nos e-mails é o seu peso. O que pesa raramente é a mensagem propriamente dita, mas sim os ficheiros que muitas vezes precisamos enviar anexados. Pense duas vezes no que precisa realmente enviar. Não ajudará nada, pelo contrário só indisporá os destinatários ao sujeita-los a ficheiros desnecessários e com dimensões desajustadas, que lhes vão sobrecarregar o computador.
2. Envie imagens pequenas
Se se trata de fotos para apreciação, mais vale enviar uma primeira versão de avaliação em dimensão reduzida e com resolução indicada para ecrã, enviando posteriormente a foto escolhida no formato maior. 12 Kb é o tamanho recomendado pelo IAB –Interactive Advertising Bureau para cada mensagem de mail. Ora, uma foto mesmo
em baixa resolução andará entre os 30 kb e os 80 kb. Uma foto normal, pode pesar entre 100 e 200 vezes mais que a recomendação do IAB. Está a ver os efeitos de um mail com 10 imagens de 1 Megabyte cada?
3. Recorra a servidores para ficheiros pesados
Há diversas soluções para contornar este problema, ser simpático e eficaz.
Uma delas é colocar as fotos no seu tamanho e resolução para publicação online, em servidor próprio ou num dos muitos serviços de alojamento de fotografias, e enviar na mensagem os links para elas. Mesmo que implique um pouco mais de trabalho, fica com a garantia que o destinatário lhe agradecerá o gesto, sobretudo se se tratar de um jornalista em pleno fecho da edição, quando cada minuto conta.
4. Alguns serviços de armazenamento de ficheiros
A maior parte das vezes, um servidor próprio ou os serviços gratuitos de
Fotografias como o Flickr resolvem o problema de distribuir imagens pesadas usando antes os links para a sua localização online. Quando essas soluções não forem suficientes, há diversas alternativas, muitas delas igualmente gratuitas, e abaixo se dão 3 exemplos:
http://www.transferbigfiles.com/
http://www.palshare.com/
http://www.yousendit.com/
Este contributo da Fernanda Mendes para o blog é fantástico!
Agradeço, do coração! Por mim, e por todos quantos podem/vão melhorar o seu trabalho com este guia!
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